Circular Fácil – Fondos Fijos
Preguntas Frecuentes (faq)
¿Qué es y para qué sirve un Fondo Fijo?
Es aquel monto determinado de dinero que se entrega a su responsable para efectuar gastos menores asociados a la operación de una Unidad Académica o Administrativa de la Universidad.
¿Cómo solicito un Fondo Fijo?
La solicitud de un de Fondo Fijo debe realizarse mediante el formulario denominado “Solicitud Apertura Fondo Fijo”, disponible en el Sistema Ventanilla Única.
¿En qué plazo se paga un Fondo Fijo?
El Fondo Fijo solicitado será pagado en un plazo máximo de cinco días hábiles a partir de su envío desde la Unidad Solicitante (estado “Enviado”).
¿En qué días se paga un Fondo Fijo?
Los pagos se realizarán los días martes y viernes de cada semana.
¿De qué forma se paga un Fondo Fijo?
- Si se tienen registrados los datos bancarios del beneficiario en Ventanilla Única, se pagará mediante una transferencia bancaria.
- Si no se tienen registrados los datos bancarios del beneficiario en Ventanilla única, se pagará mediante un vale vista virtual del Banco Santander, debiendo retirar dicho documento en cualquier sucursal a lo largo del país.
¿Cuándo debo solicitar la renovación de un Fondo Fijo?
Una vez que se haya gastado la totalidad del Fondo Fijo, se debe solicitar su renovación mediante un proceso de Rendición de Gastos.
¿Cómo solicito la Renovación de un Fondo Fijo?
La solicitud de Renovación/Rendición de Fondo Fijo debe realizarse mediante el formulario denominado “Solicitud Rendición de Fondos Fijos”, disponible en el Sistema Ventanilla Única.
¿En qué plazo se paga el Fondo Fijo renovado?
La Rendición de Fondo Fijo solicitado será revisada y pagada en un plazo máximo de ocho días hábiles a partir del estado “enviado”.
¿En qué días y de qué forma se paga el Fondo Fijo renovado?
En los mismos días y con idénticos medios de pago señalados respecto al pago de la solicitud de apertura de Fondo Fijo.
¿Para la rendición del Fondo Fijo se aceptan Boletas de Honorarios y Facturas Electrónicas?
No. En ese caso, éstas se deben enviar a pago según el procedimiento dispuesto en la Circular “Pago de Boletas de Honorarios” y “Pago de Facturas”.
¿Qué documentos puedo acompañar para rendir el Fondo Fijo?
Se aceptarán Boletas de Ventas y Servicios por un monto máximo de 3 UTM, también vouchers.
¿Puedo acompañar recibos simples para rendir un fondo fijo?
Sí, pero sólo respecto a gastos en locomoción, periódicos y fletes que no excedan los $10.000. Asimismo, la suma de recibos simples en una rendición de fondo fijo no podrá superar los $20.000 en total, independientemente del monto de fondo fijo autorizado.
¿Debo acompañar los documentos originales para rendir el Fondo Fijo?
No, ya que la documentación debe venir adjunta en forma digital en la misma solicitud, donde cada línea debe tener su respaldo asociado adjunto. Sin embargo, la documentación original debe resguardarse por la Unidad solicitante, ante posibles auditorías.
¿Los documentos de respaldo deben tener una determinada antigüedad?
Los documentos para la rendición de gastos deben tener una antigüedad menor a 6 meses desde la fecha de tramitación de esta solicitud y se deben encontrar dentro del año calendario en curso.
¿Se aceptarán documentos de respaldo que coincidan con días domingos, feriados o periodo estival?
No serán aceptados, salvo que se trate de proyectos y/o actividades que en función de su desarrollo y cumplimiento mantengan su operación en días no hábiles. Este tipo de situaciones se deben justificar ante la Dirección de Finanzas, señalando los motivos por los cuales solicita una excepción.
¿El Fondo Fijo debe cerrarse de forma obligatoria?
No. El cierre del fondo fijo sólo debe realizarse en los casos indicados a continuación, debiendo adjuntar los documentos de respaldo, más la devolución y/o reintegro del monto no utilizado en la fecha límite indicada precedentemente.
• Cambio de responsable y/o beneficiario del fondo
• Cambio en el monto del fondo
• Eliminación del fondo
¿Cómo solicito el cierre de un Fondo Fijo?
Se debe solicitar en el mismo formulario “Solicitud Rendición de Fondos Fijos”, marcando la opción “SI” en el campo “Cierra Fondo”.
¿Si solicito el cierre del Fondo Fijo, éste debe ser rendido en su totalidad?
Sí, en caso de solicitar el cierre del Fondo Fijo, éste debe ser rendido por su monto total, siempre justificando los gastos con los documentos adjuntos digitalmente.
¿Qué ocurre si el monto de un Fondo Fijo no fue utilizado o no se pudo justificar debidamente ante Dirección de Finanzas?
Si parte del monto no fue utilizado o no pudo ser justificado, este deberá ser restituido en Tesorería, adjuntando luego el comprobante de ingreso respectivo junto a los otros documentos al momento de realizar la rendición y cierre del Fondo en cuestión.
¿Qué hago si se desea modificar algún dato del formulario y ya se cambió al Estado “Enviado”?
Debe consultar a la Unidad de Presupuesto, cuyo correo es serviciosdf@pucv.cl.
¿Qué debo hacer si la solicitud fue “Rechazada por la Dirección de Finanzas”?
Según sea el caso del motivo de rechazo, se debe adjuntar mayor información al correo serviciosdf@pucv.cl y/o modificar la solicitud y cambiar el Estado de “Enviado”.
¿Qué diferencia existe entre el “Responsable” del Fondo Fijo y el “Beneficiario”?
El responsable es quien está a cargo de responder por los fondos otorgados, pero el dinero llega al beneficiario.