Circular Fácil – Fondos por Rendir
Preguntas Frecuentes (faq)
¿Qué es y para qué sirve un fondo por rendir?
Es un monto determinado de dinero que se otorga a su responsable para efectos de realizar gastos esporádicos y que obedecen a una actividad y/o necesidad puntual, no asociados a la operación de una Unidad Académica o Administrativa de la Universidad.
¿Cómo se realiza una solicitud de fondo por rendir?
Se realiza mediante el formulario denominado “Solicitud Fondo por Rendir”, disponible en Sistema Ventanilla Única
¿En qué plazo se paga una solicitud de Fondo por Rendir?
El Fondo por Rendir solicitado será revisado y pagado en un plazo máximo de cinco días hábiles a partir de su envío desde la Unidad Solicitante (estado “Enviado”).
¿Qué días se paga una solicitud de Fondo por Rendir?
Se pagará, los días martes y viernes de cada semana.
¿De qué forma se paga una solicitud de Fondo por Rendir?
Se paga a través de una transferencia electrónica bancaria directa a la cuenta corriente del Responsable del Fondo por Rendir, o en su defecto, a través de la emisión de un vale vista virtual en el Banco Santander.
¿Cuál es el monto máximo de dinero que se puede otorgar vía fondo por rendir?
El monto máximo de dinero a entregar por concepto de fondo por rendir es de $ 2.000.000 (dos millones de pesos). En caso que se requiera una cifra mayor, el responsable de la Unidad respectiva, deberá justificar dicha circunstancia ante el Director de Finanzas.
¿A qué finalidad puedo destinar los recursos otorgados por un fondo por rendir?
Los recursos entregados podrán ser utilizados únicamente para el fin que fueron autorizados y en ningún caso para financiar gastos menores de operación de la Unidad u otro tipo de actividades.
¿Quién es el responsable del fondo por rendir ante la Universidad?
La persona a quien se otorgue un fondo por rendir será personalmente responsable de su resguardo, rendición y restitución. Asimismo, el responsable de la Unidad Académica o Administrativa, a la cual, pertenezca la persona adjudicataria del fondo, será solidariamente responsable del mismo.
¿Dentro de qué plazo el responsable del fondo por rendir debe efectuar la rendición del respectivo fondo ante la Dirección de Finanzas?
El responsable de un fondo por rendir contará con un plazo de 30 días corridos desde su entrega por parte de Tesorería, para rendir el respectivo fondo ante la Dirección de Finanzas.
¿Cómo se realiza la solicitud de rendición de un fondo?
Se realiza mediante el formulario denominado “Solicitud Rendición de Fondos por Rendir”, disponible en Sistema Ventanilla Única
¿Qué diferencia existe entre una “solicitud de fondo por rendir” y una “solicitud de rendición de fondo por rendir”?
La primera solicitud, es cuando un responsable desea obtener un monto determinado de dinero para una serie de gastos que tendrá y que no son asociados a la operación de su Unidad, mientras que la solicitud de rendición se realiza cuando el responsable ya realizó los gastos por los cuales solicitó el fondo por rendir, respaldando dichos gastos con documentos adjuntos.
¿En base a qué documentos puedo efectuar la rendición de un fondo?
En la rendición de un fondo por rendir se aceptarán Boletas de Ventas y Servicios hasta por un monto máximo de 3 UTM. Los gastos que excedan dicha suma, deberán rendirse mediante factura (rigiéndose por el mismo reglamento respecto a las facturas y al SII). También se pueden asociar a vouchers. Para mayor información, leer la Circular relacionada.
¿Qué consideraciones debo cumplir en caso que se rinda el fondo con facturas?
- Las facturas que respalden gastos deben ser extendidas a nombre y RUT de la Universidad.
- Toda factura que se envíe a pago debe establecer la condición “contado”.
- Las facturas electrónicas por compra de productos y/o servicios deberán ser rendidas a la Dirección de Finanzas, en un plazo máximo de 7 días corridos desde la fecha de emisión de la factura de compra, de forma de cumplir oportunamente con el acuse de recibo en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.
¿Se pueden rendir gastos pagados con créditos en cuotas personales, tarjetas bancarias, comerciales u otras?
No. Sólo en se admite la forma de pago de crédito en 1 cuota.
¿En la rendición del fondo se aceptan documentos cuyas fechas de emisión sean anteriores a la fecha de otorgamiento del respectivo fondo?
No.
¿En la rendición de un fondo se considerarán válidas las guías de despacho, boletas de honorarios, recibos simples u otros documentos similares?
No, salvo en aquellos casos excepcionales en que se encuentre debidamente justificado ante el Director de Finanzas.
¿En la rendición de un fondo se consideran válidos los voucher de transbank?
Respecto a los voucher de transbank se consideran documentos válidos, siempre y cuando se adjunte el detalle de la compra o servicio adquirido, salvo en aquellos casos que se encuentre debidamente justificado ante el Director de Finanzas.
¿Puedo acompañar en la rendición del fondo documentos de respaldo que coincidan con los domingos, feriados o periodo estival?
Los documentos de respaldo que coincidan con días domingo, feriados o periodo estival, no serán aceptados, salvo que se trate de proyectos y/o actividades que en función de su desarrollo y cumplimiento mantengan su operación en días no hábiles. Este tipo de situaciones se deben justificar ante la Dirección de Finanzas, señalando los motivos por los cuales solicita una excepción.
¿Puedo acompañar en la rendición documentos que den cuenta de gastos referidos a consumo de alimentación externos al casino de la Universidad?
Se pueden acompañar, pero se deberá detallar el motivo por el cual se realizó dicho gasto (actividad asociada), cantidad de personas e información adicional que justifique el cumplimiento explícito y directo de objetivos institucionales.
¿En la rendición del fondo debo acompañar los documentos originales?
No, ya que la documentación debe venir adjuntada en forma digital en la misma solicitud, donde cada línea debe tener su respaldo asociado adjunto. Sin embargo, la documentación original debe resguardarse por la Unidad solicitante, ante posibles auditorías.
¿Qué hago si se desea modificar algún dato del formulario y ya se cambió al Estado “Enviado”?
Debe consultar a la Unidad de Presupuesto, cuyo correo es serviciosdf@pucv.cl.
¿Qué debo hacer si la solicitud de fondo por rendir y/o la rendición de fondo por rendir fue “Rechazada por la Dirección de Finanzas”?
Según sea el caso del motivo de rechazo, se debe adjuntar mayor información al correo serviciosdf@pucv.cl y/o modificar la solicitud y cambiar el Estado de “Enviado”.
¿Qué diferencia existe entre el “Responsable” del Fondo por Rendir y el “Beneficiario”?
El responsable es quien está a cargo de responder por los fondos otorgados, pero el dinero llega al beneficiario.
¿Debo enviar la documentación física a la Dirección de Finanzas?
No, sólo debe adjuntarse de forma digital en formato pdf o jpeg los documentos de respaldos en la misma solicitud. No obstante, cada Unidad solicitante debe resguardar la documentación original física, ante posibles auditorías.