Preguntas Frecuentes (faq)

¿Qué es una factura electrónica?

Es un documento tributario digital, legalmente válido, que registra las transacciones de compra y venta de bienes y/o servicios realizadas entre un particular y la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso.

¿Qué información debe contener la factura electrónica?
  • Nombre y Rut de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso.
  • Fecha de emisión correcta, es decir, no en blanco ni con fecha futura.
  • Contener una glosa o descripción del bien y/o servicio adquirido (debe ser detallada y clara, en especial en la compra de equipamiento).
  • Los valores unitarios, de impuesto IVA y totales.
  • Fecha de vigencia posterior a la fecha de emisión del documento.
¿Cómo se realiza la solicitud de pago de factura?

Se realiza mediante el formulario denominado “Solicitud Pago Facturas”, disponible en Sistema Ventanilla Única.

¿Cuál es el plazo para tramitar una factura?

Se debe enviar a pago una factura a través del Sistema Ventanilla Única, en un plazo máximo de 7 días corridos desde la fecha de recepción de la factura correspondiente en el Servicio de Impuestos Internos.

¿A quién recurro si tengo dudas antes de enviar la solicitud de pago de facturas?

Debe recurrir a la Unidad de Presupuesto, cuyo correo es serviciosdf@pucv.cl.

¿A quién recurro si quiero saber en qué estado de tramitación se encuentra la solicitud?

Para saber dicha información, puede acceder a Ventanilla Única, en la sección “Listado solicitudes”, buscar su Nº de SVU y en donde dice “Estado”, le aparecerá con qué Unidad está la solicitud tramitándose.

¿Qué debo hacer si la solicitud fue rechazada?

Si la solicitud fue rechazada, dependiendo del motivo del rechazo, puede modificar el formulario en cuestión o dirigirse con la Dirección de Finanzas, al correo serviciosdf@pucv.cl, para poder subsanar el rechazo.

¿En qué plazo se pagará la factura electrónica?
  • Las facturas recibidas entre los días 06 y 15 del mes en curso, serán pagadas el día 30 o 31 del mismo mes según corresponda.
  • Las facturas recibidas entre los días 16 y 25 del mes en curso, serán pagadas el día 10 del mes siguiente.
  • Las facturas recibidas entre los días 26 y 05 del mes siguiente, serán pagadas el día 20 del mes correspondiente.
¿Qué forma de pago se utiliza para las facturas?

Los pagos se realizarán a través de una transferencia electrónica bancaria directa a la cuenta corriente del proveedor, o en su defecto, a través de la emisión de un vale vista virtual para aquellas personas jurídicas que no posean cuenta corriente, o que su cuenta corriente no se encuentre informada en Tesorería, debiendo retirar dicho documento en cualquier sucursal del Banco Santander a lo largo del país.

¿Qué debo hacer para recibir el pago mediante transferencia electrónica bancaria?

 El proveedor debe enviar previamente formulario “Solicitud Ingreso de Datos Bancarios” disponible en el Sistema de Ventanilla Única.

¿Dónde puedo consultar el estado de pago de una factura?

Podrá consultar el estado de pago de una factura a través del Portal Proveedores.

¿Qué debo hacer si la factura tiene asociada una orden de compra?

La solicitud de pago debe ser enviada a la Unidad de Compras y Contratos de la Universidad. 

¿Qué hago si generé una solicitud, pero por diversos motivos debo dejarla sin efecto?

Si la solicitud aún no se ha cancelado, debe enviar un correo a la Dirección de Finanzas (serviciosdf@pucv.cl). 

¿Qué hago si tengo una factura que se mandó a pagar pero el monto se debe modificar?

Si el nuevo monto de la factura es:

  • Mayor al valor original, debe solicitar al proveedor una nota de débito. 
  • Menor al valor original, debe solicitar al proveedor una nota de crédito. 

Para ambos casos, con el nuevo documento se debe enviar una solicitud de pago de factura con dicha nota de crédito o débito.

¿Qué debo hacer si tengo una factura por pagar, pero tiene forma de pago “contado”?

Esa forma de pago, significa que la factura está categorizada en el archivo XML (factura electrónica) con tipo de “forma de pago” Nº1 en el SII, por lo que debe contactarse con el proveedor, para solicitar una anulación de la factura a través de una nota de crédito y debe el proveedor crear una nueva factura con la “forma de pago” Nº2.

¿Qué pasa si tengo una factura por pagar, pero en el documento que visualizo me aparece forma de pago “crédito” y al solicitar el pago de la factura, no me lo reconoce?

 Probablemente la factura visualmente aparezca correcta, pero en su formato de XML debe tener otra “forma de pago” que no es la Nº2 (que significa “crédito”), por lo que debe contactarse con el proveedor, para solicitar una anulación de la factura a través de una nota de crédito y debe el proveedor crear una nueva factura con la “forma de pago” Nº2.

¿Qué debo hacer si intento cargar una factura electrónica en el formulario “pago de factura”, pero no me deja el Sistema?

Probablemente según nuestros registros no se ha recibido el archivo XML original de la factura, por lo que se solicita enviar el archivo xml al correo facturasprov@pucv.cl, en caso que el error persista, enviar correo a serviciosdf@pucv.cl con captura de pantalla del mensaje de Ventanilla y datos de la factura (RUT proveedor, N° Documento, Tipo documento y Fecha emisión).

¿Qué debo hacer si intento cargar una factura electrónica en el formulario “pago de factura”, pero me aparece un mensaje de que la factura ya fue utilizada?

Para el caso de que el usuario cree que no se ha utilizado anteriormente dicha factura, entonces se debe enviar un correo a serviciosdf@pucv.cl con captura de pantalla del mensaje de Ventanilla y datos de la factura (RUT proveedor, N° Documento, Tipo documento y Fecha emisión).

Si efectivamente la factura fue utilizada en otro o el mismo formulario, significa que el pago se está tramitando o se tramitó, por lo que si no tiene más facturas asociadas al formulario, se debe eliminar la solicitud que se deseaba crear.