Circular Fácil – Orden de Compra
Preguntas Frecuentes (faq)
¿Qué es una orden de compra?
Es un documento emitido por el comprador a un vendedor, en el contexto de una operación mercantil, a través del cual el comprador formaliza su voluntad al vendedor de adquirir determinados bienes y/o servicios, que deben ser entregados y/o efectuados en determinado lugar, valor y forma de pago.
¿Cuándo es necesario realizar una solicitud de orden de compra?
Cuando se desea adquirir un producto y/o servicio y se tiene una cotización del proveedor. En caso de no tener cotización, la Unidad solicitante deberá enviar formulario de “Solicitud de Cotización”
¿Cómo se solicita una orden de compra?
Debe realizarse mediante el formulario denominado “Solicitud OC con cotización propia”, disponible en el Sistema Ventanilla Única.
¿Quién emite la Orden de Compra?
La Unidad de Compras y Contratos.
¿En qué plazo la Dirección de Finanzas responderá la solicitud de orden de compra?
La Dirección de Finanzas, desde la recepción conforme de la solicitud respectiva, tendrá un plazo de 3 días hábiles para dar respuesta a la Unidad solicitante.
¿Existe alguna consideración respecto al plazo de pago?
Si, se debe cumplir el plazo de pago de la factura al proveedor de 30 días corridos contados desde la recepción de la factura, ya que el incumplimiento conlleva a un pago de multa y costos asociados a eventuales recursos judiciales, por lo que la Unidad Solicitante del producto/servicio deberá responder ante esto con sus recursos propios, además de quedar imposibilitada de realizar cualquier compra directa.
¿Existe alguna normativa respecto a los montos involucrados?
Si, toda compra o conjunto de compras a un mismo proveedor dentro de un mes, que superen los $500.000 deberán obligatoriamente ser gestionadas mediante la solicitud de una orden de compra a la Unidad de Compras y Contratos.
¿Qué debo indicar en la finalidad de la compra que se desea realizar?
En el campo “Descripción objetivo de la compra”, se debe indicar la finalidad u objetivo de la compra, entregando un mayor detalle de éste, como, por ejemplo, habilitación de sala, material para laboratorio, equipamiento de oficina, etc.
¿En la solicitud debo indicar lugar de entrega del bien y/o servicio?
Sí, en el campo “lugar de entrega” debe ser completado para todos los casos, independiente de si existe o no un despacho asociado. Se debe indicar el nombre del contacto (PUCV) y teléfono, siendo este último el número completo y no el Anexo.
¿En la solicitud puedo utilizar apóstrofes?
No, para facilitar la lectura de las solicitudes en el sistema, no se permite la utilización de apóstrofes.
¿Qué solicitudes de orden de compra no serán aceptadas?
No se aceptarán las solicitudes de bienes de uso doméstico, artículos de cuidado personal, artículos infantiles, artículos de entretenimiento (equipamiento outdoor, juegos outdoor, videojuegos, fotografía, etc.), bebidas alcohólicas y otros calificados por la Dirección de Finanzas.
¿Qué otras consideraciones deben cumplir las solicitudes?
- Los bienes y/o servicios deben tener una relación directa y contribuir de manera explícita al logro de los objetivos institucionales.
- Los productos y/o servicios deben guardar directa relación con aquellos ítems autorizados en función de los lineamientos establecidos por la Dirección General de Asuntos Económicos y Administrativos para el buen uso de recursos institucionales.
- No se gestionarán solicitudes por un bien y/o servicio que ya fuera procesado en otro tipo de solicitud (gastos duplicados) para un mismo fin o propósito.
- Deben justificar un beneficio directo para la Universidad y/o corresponder a una actividad propiamente universitaria
¿En qué formato se deben adjuntar la cotización asociada a la orden de compra?
En formato PDF.
¿Qué se debe hacer si al ingresar el RUT del proveedor, en el formulario, figura que "¿El RUT del destinatario no existe, ponerse en contacto con UCC”?
El solicitante debe enviar un correo a unidadcomprasycontratos@pucv.cl, con la información del proveedor, para que sea incorporado al sistema.
¿Qué se necesita para ingresar o modificar los datos del proveedor?
Para ingresar o modificar los datos del proveedor se necesita del RUT, nombre de la empresa, giro, dirección, nombre y correo del ejecutivo. Advertencia, no se puede modificar el correo de contacto del vendedor para los siguientes proveedores; Sigma, Merck, Vimaroni y Linde.
¿Qué se debe especificar en el "detalle de producto", de una solicitud de Orden de Compra?
Se debe detallar el producto, los valores con IVA. Si corresponde a un proyecto se debe indicar “Factura debe decir Proyecto xxxxx”, además de colocar textual «N° de Cotización xxxx de fecha xx/xx/xxxx”, y la “Factura debe indicar N° de Orden de Compra”.
¿Cómo saber el estado de una solicitud de Orden de Compra?
El usuario deberá ingresar a Ventanilla Única en la parte superior izquierda del formulario, donde dice “Listado de Solicitudes”.
¿Cómo se puede anular una Orden de Compra?
La Unidad deberá enviar correo a unidadcomprasycontratos@pucv.cl, solicitando anulación, N° de OC, y motivo de la anulación. Si existe una factura asociada, no es posible anular.
¿Dónde puedo ver las OC emitidas?
La OC, al igual que la cotización, el usuario ingresador las puede visualizar ingresando al formulario de ventanilla única (SVU).
¿Por qué la Orden de Compra no llega al proveedor?
Porque el correo electrónico ingresado en la solicitud, no corresponde al proveedor.
Si tengo una cotización de pasaje, ¿Puedo ingresar una "Solicitud Orden de Compra”?
Sí, pueden realizar una «Solicitud Orden de Compra» teniendo en cuenta que deben informar a UCC, para tramitar la SVU durante el día, de lo contrario la reserva se caerá.
¿Cuánto tiempo tarda el proceso de compra de pasaje aéreo por "Solicitud Orden de Compra”?
El proceso de compra de pasajes aéreos es de 24 horas, siempre y cuando se envíe la aprobación de la cotización antes de las 13:00 horas.