Circular Fácil – Devolución de Gastos

Preguntas Frecuentes (faq)

¿Qué es una devolución de gastos?

 Es un proceso interno que tiene por objeto la recuperación de los recursos monetarios personales utilizados para adquirir en forma excepcional bienes y/o servicios asociados a una Unidad Académica o Administrativa.

¿Cómo se realiza una solicitud de devolución de gastos?

Se realiza mediante el formulario denominado “Solicitud Devolución de Gastos”, disponible en Sistema Ventanilla Única

¿En qué plazo se le paga al beneficiario una solicitud de devolución de gastos?

Las solicitudes con estado “enviado” y dentro del plazo estipulado en la Dirección de Finanzas hasta el día viernes de cada semana, se pagarán el día viernes de la semana siguiente. Cuando la fecha de pago coincida con un feriado, el proceso de pago se efectuará al día hábil siguiente.

¿De qué forma se paga una solicitud de devolución de gastos?
  1.   Si se tienen registrados los datos bancarios del beneficiario en Ventanilla Única, se pagará mediante una transferencia bancaria
  2.   Si no se tienen registrados los datos bancarios del beneficiario en Ventanilla única, se pagará mediante un vale vista virtual del Banco Santander, debiendo retirar dicho documento en cualquier sucursal a lo largo del país.
  3.  Si existe una restricción por la fuente de financiamiento externa (proyectos con fondos públicos) se pagará mediante la emisión de un cheque, que debe ser retirado por caja en la Unidad de Tesorería.
¿A qué finalidad puedo destinar los recursos otorgados por una devolución de gastos?

Los recursos entregados deben tener una relación directa y contribuir de manera explícita al logro de los objetivos institucionales.

¿Dentro de qué plazo se deben encontrar los documentos de respaldo que puedo incluir en una solicitud?

Se puede pedir devolución de gastos de documentos que posean menos de 6 meses de antigüedad y que se encuentren dentro del año calendario.

¿En base a qué documentos puedo efectuar una devolución de gastos?

 Se aceptarán Boletas de Ventas y Servicios hasta por un monto máximo de 3 UTM. Los gastos que excedan dicha suma, deberán rendirse mediante facturas originales timbradas por el Servicio de Impuestos Internos y con la condición de pago “contado. También se pueden asociar a vouchers o boletas de honorarios. Para mayor información, leer la Circular relacionada.

¿Qué consideraciones debo cumplir en caso que exista una devolución de gastos de una factura?
  •  Las facturas que respalden gastos deben ser extendidas a nombre y RUT de la Universidad.
  • Toda factura que se envíe a pago debe establecer la condición “contado”.
  • Las facturas electrónicas por compra de productos y/o servicios, deberán ser enviadas a la Dirección de Finanzas en un plazo máximo de 7 días corridos desde la fecha de emisión de la factura de compra, de forma de cumplir oportunamente con el acuse de recibo en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.
¿Se pueden rendir gastos pagados con créditos en cuotas personales, tarjetas bancarias, comerciales u otras?

No. Sólo se admite la forma de pago de crédito en 1 cuota.

¿Se encuentran autorizados los gastos en regalos personales, agasajos, celebraciones y premios para el personal académico o de administración y servicios?

No se encuentran permitidos, salvo aquellos de carácter institucional definidos por la Autoridad Superior.

¿Se encuentran autorizadas las Unidades Administrativas para realizar gastos en artículos promocionales y de difusión de su propia imagen?

No.

¿En la rendición de un fondo se consideran válidos los voucher de transbank?

Se consideran documentos válidos, siempre y cuando se adjunte el detalle de la compra o servicio adquirido, salvo en aquellos casos que se encuentre debidamente justificado ante el Director de Finanzas.

¿Se pueden acompañar documentos y/o boletas de ventas y servicios que contengan bebidas alcohólicas?

Los documentos de facturas y/o boletas de ventas y servicios que contengan bebidas alcohólicas, serán rechazados, salvo casos autorizados por la Dirección de Finanzas.

¿Puedo realizar gastos que coincidan con domingos, feriados o periodo estival?

Tales documentos no serán aceptados, a excepción de aquellos gastos y/o servicios relacionados con el quehacer propio de cada Facultad y/o Unidad. Las excepciones de este ítem se deben justificar ante la Dirección de Finanzas, con los motivos por el cual solicita dicha excepción.

¿Puedo solicitar devolución de documentos que den cuenta de gastos referidos a consumo de alimentación externos al casino de la Universidad?

Se pueden acompañar, pero se deberá detallar el motivo por el cual se realizó dicho gasto (actividad asociada), cantidad de personas e información adicional que justifique el cumplimiento explícito y directo de objetivos institucionales.

¿Qué hago si se desea modificar algún dato del formulario y ya se cambió al Estado “Enviado”?

Debe consultar a la Unidad de Presupuesto, cuyo correo es serviciosdf@pucv.cl.

¿Qué debo hacer si la solicitud fue “Rechazada por la Dirección de Finanzas”?

Según sea el caso del motivo de rechazo, se debe adjuntar mayor información al correo serviciosdf@pucv.cl y/o modificar la solicitud y cambiar el Estado de “Enviado”. 

¿Debo enviar la documentación física a la Dirección de Finanzas?

 No, sólo debe adjuntarse de forma digital en formato pdf o jpeg los documentos de respaldos en la misma solicitud. No obstante, cada Unidad solicitante debe resguardar la documentación original física, ante posibles auditorías.