Circular Fácil – Cotización
Preguntas Frecuentes (faq)
¿Qué es una cotización?
Es un documento informativo que no genera registro contable, el cual indica o estima el precio de un bien y/o servicio.
¿Cuándo es necesario realizar una cotización?
La cotización de un bien y/o servicio tendrá lugar cuando la Unidad Académica o Administrativa desea obtener diferentes alternativas asociadas a la adquisición de un producto y/o servicio en particular.
¿Cómo se solicita una cotización?
La solicitud de Cotización debe realizarse mediante el formulario denominado “Solicitud de Cotizar”, disponible en Sistema Ventanilla Única
¿En qué plazo Dirección de Finanzas responderá la solicitud de cotización?
La Dirección de Finanzas, desde la recepción conforme de la solicitud de cotización respectiva, tendrá un plazo de 4 días hábiles para dar respuesta a la Unidad solicitante.
¿Qué Rut se debe ingresar en la solicitud de cotización?
En el campo “Detalle de productos a cotizar”, el RUT que se debe ingresar debe ser el del funcionario responsable. Para el caso de un bien (activo), por ejemplo, la cotización de un computador, el RUT ingresado debe ser de la persona a cargo de dicho bien. Por último, para el caso de compra de bienes para dependencias (laboratorio, sala de clases, etc), no será necesario completar este campo.
¿En la solicitud debo indicar la finalidad de la compra que se desea realizar?
Sí, en el campo “Descripción objetivo de la compra”, se debe indicar la finalidad u objetivo de la compra que se está cotizando, entregando un mayor detalle de éste, como, por ejemplo, habilitación de sala, material para laboratorio, equipamiento de oficina, etc.
¿En la solicitud debo indicar lugar de entrega del bien y/o servicio?
Sí, en el campo “lugar de entrega” debe ser completado para todos los casos, independiente de si existe o no un despacho asociado. Se debe indicar el nombre del contacto (PUCV) y teléfono, siendo este último el número completo y no el Anexo.
¿En la solicitud puedo utilizar apóstrofes?
No, para facilitar la lectura de las solicitudes de cotizaciones en el sistema, no se permite la utilización de apóstrofes.
¿En vista a dicho beneficio o actividad universitaria, ¿qué solicitudes de cotización no serán aceptadas?
No se aceptarán las solicitudes de cotización de bienes de uso doméstico, artículos de cuidado personal, artículos infantiles, artículos de entretenimiento (equipamiento outdoor, juegos outdoor, videojuegos, fotografía, etc.), bebidas alcohólicas y otros calificados por la Dirección de Finanzas.
¿Se aceptan solicitudes de cotización realizadas por Unidades Administrativas de la Universidad que digan relación con artículos promocionales y de difusión respecto de su propia imagen?
No, salvo situaciones autorizadas previamente por Dirección de Finanzas.
¿Qué otras consideraciones deben cumplir las solicitudes de cotización?
- Los bienes y/o servicios a cotizar deben tener una relación directa y contribuir de manera explícita al logro de los objetivos institucionales.
- Los productos y/o servicios a cotizar deben guardar directa relación con aquellos ítems autorizados en función de los lineamientos establecidos por la Dirección General de Asuntos Económicos y Administrativos para el buen uso de recursos institucionales.
- No se gestionarán solicitudes de cotización por un bien y/o servicio que ya fuera procesado en otro tipo de solicitud (gastos duplicados) para un mismo fin o propósito.
- Deben justificar un beneficio directo para la Universidad y/o corresponder a una actividad propiamente universitaria
¿Dónde puedo encontrar un listado de proveedores para solicitar una cotización?
El listado de proveedores se encuentra disponible en http://proveedores.pucv.cl/?page_id=463.
¿En qué formato se deben adjuntar las cotizaciones?
En formato PDF.
Si realicé una "Solicitud de Cotización" y se encuentra aprobada ¿debo generar una "Solicitud Orden de Compra”, posterior a esta aprobación?
No, con la misma solicitud de cotización (aceptada por la Unidad), se tramita la Orden de Compra.
¿Qué debo hacer si el producto que necesito cotizar, no se encuentra en el formulario “Solicitud de Cotizar”?
Se debe enviar un correo a abastecimiento@pucv.cl, solicitando incorporación del producto, al sistema.
¿Puedo solicitar cotización de pasaje aéreo con formulario “Solicitud de Cotizar”?
No, se debe solicitar a través de la “solicitud pasajes aéreos” en el Sistema Ventanilla Única.